Alvorens het arras-contract te ondertekenen en enig bedrag als aanbetaling te voldoen, dient een reeks documenten te worden geverifieerd die bepalend zijn voor de juridische zekerheid van de transactie. Precies op dat moment, vóórafgaand aan de ondertekening, wordt bepaald of de aankoop zonder incidenten zal verlopen, dan wel maanden later tot problemen zal leiden.
Hieronder worden, document voor document en met de bijbehorende rechtsgrondslag, de vijftien documenten toegelicht die vóór de reservering moeten worden geëist, niet erna: wat elk document bevestigt, waar en hoe het dient te worden aangevraagd, en welke actie aangewezen is indien bij controle een onregelmatigheid aan het licht komt.
1. EEN ACTUELE NOTA SIMPLE VAN HET KADASTER (REGISTRO DE LA PROPIEDAD)
De nota simple bevestigt de identiteit van de werkelijke eigenaar, het aandeel van eigendom dat deze houdt, en het al dan niet bestaan van lasten op de woning. Ook hypotheken, beslagen of lopende gerechtelijke veilingen dienen hierin te worden vermeld, evenals de fysieke beschrijving van het pand (oppervlakte, grenzen, kadastrale referentie). Er dient steeds een recent gedateerde, actuele nota simple te worden geëist; een exemplaar dat de verkoper “reeds voorhanden had” van maanden geleden is in geen geval aanvaardbaar.
Deze kan rechtstreeks worden aangevraagd, zonder dat men eigenaar hoeft te zijn, via het elektronisch loket van het Registro de la Propiedad, tegen een kostprijs van circa negen tot tien euro. Aanbevolen wordt dat het document op het moment van ondertekening van het arras-contract niet ouder is dan één maand. Voorts dient te worden gecontroleerd of de registeromschrijving overeenstemt met hetgeen daadwerkelijk wordt verworven, hetgeen vervolgens dient te worden vergeleken met het Kadaster, de oppervlakte en eventuele uitbreidingen, terrassen, bergingen of garages die niet zijn aangegeven. Indien een last wordt vastgesteld (hypotheek, beslag, preventieve aantekening), dient de doorhaling daarvan te worden geëist vóór de ondertekening van de akte, dan wel dient de aftrek ervan van de prijs te worden overeengekomen, met doorhaling ten overstaan van de notaris met een deel van dat bedrag.
2. DE EIGENDOMSAKTE VAN DE VERKOPER
Dient te worden bevestigd dat de ondertekenaar daadwerkelijk de geregistreerde eigenaar is, dan wel over voldoende volmacht beschikt indien deze optreedt namens een derde of een vennootschap. Voorts dient de titel van verkrijging te worden gecontroleerd: indien de verkoper de woning via een erfenis heeft verkregen, dient te worden nagegaan of de aanvaarding van de erfenis formeel is vastgelegd en geregistreerd, aangezien de verkoop anders bij de notaris kan worden geblokkeerd. De gegevens van de akte dienen steeds te worden vergeleken met die van de nota simple: eigenaar, aandeel en omschrijving dienen exact overeen te stemmen.
3. HET ENERGIECERTIFICAAT
Overeenkomstig Koninklijk Besluit 390/2021 is de verkoper verplicht een geregistreerd energiecertificaat te bezitten en hiervan vóór de ondertekening een kopie te verstrekken; het energielabel dient reeds beschikbaar te zijn vanaf het moment dat de woning te koop wordt aangeboden. Het ontbreken ervan kan leiden tot administratieve sancties voor de verkoper en vormt een waarschuwingssignaal met betrekking tot de overige documentatie. Het certificaat is maximaal tien jaar geldig: indien het is verlopen, dient de verkoper het vóór de ondertekening te vernieuwen, een procedure die doorgaans tussen de zestig en honderdvijftig euro kost, afhankelijk van de woning.
4. HET CERTIFICAAT VAN GEEN SCHULDEN BIJ DE VERENIGING VAN EIGENAARS
Artikel 9.1.e van de Wet op de Horizontale Eigendom verplicht de verkoper te verklaren dat de bijdragen aan de vereniging van eigenaars zijn voldaan, dan wel te specificeren wat nog openstaat, onderbouwd met een certificaat van de beheerder, goedgekeurd door de voorzitter. Deze verplichting geldt uitdrukkelijk op het moment van de notariële akte, tenzij de koper de verkoper daar uitdrukkelijk van vrijstelt. Niettemin is het raadzaam dit document reeds vóór het arras-contract op te vragen, aangezien dit toelaat eventuele schulden vast te stellen alvorens enige verbintenis aan te gaan.
Belangrijk: de koper is met de woning zelf aansprakelijk voor openstaande schulden bij de vereniging van eigenaars over het lopende jaar en de drie voorgaande kalenderjaren, zodat dit document niet als een bijkomstige formaliteit dient te worden beschouwd. Indien het certificaat schulden aan het licht brengt, is het gebruikelijk dat dit bedrag bij de ondertekening op de prijs wordt ingehouden, zodat de notaris het rechtstreeks aan de vereniging overmaakt.
5. DE STATUTEN VAN DE VERENIGING VAN EIGENAARS
Deze bepalen of er beperkingen gelden ten aanzien van toeristische verhuur, huisdieren, gebruik van gemeenschappelijke ruimtes of verbouwingen. Zij kunnen worden opgevraagd bij de beheerder van de vereniging of, indien geregistreerd, rechtstreeks worden geraadpleegd bij het Registro de la Propiedad. Het komt geregeld voor dat pas na voltooiing van de aankoop wordt vastgesteld dat er statutair een verbod op vakantieverhuur geldt, op welk moment het reeds te laat is om op te treden; dit punt dient derhalve met bijzondere zorgvuldigheid te worden onderzocht indien het voornemen bestaat de woning te verhuren, ook al betreft het slechts incidentele verhuur.
6. NOTULEN VAN DE LAATSTE VERGADERINGEN VAN EIGENAARS
De raadpleging van de laatste twee of drie notulen, bij voorkeur betrekking hebbend op de afgelopen twee jaar, maakt het mogelijk goedgekeurde, nog te betalen buitengewone bijdragen, geplande structurele werken (gevel, dak, lift), relevante burenconflicten of zelfs lopende procedures van de vereniging tegen derden vast te stellen, hetgeen in geen enkel officieel certificaat wordt vermeld. Bijzondere aandacht dient te worden besteed aan besluiten die in de afgelopen twaalf maanden zijn genomen, aangezien deze het vaakst kort na de aankoop tot een uitgave leiden.
7. HET LAATSTE AANSLAGBILJET VAN DE IBI (ONROERENDEZAAKBELASTING)
Dit bevestigt dat de belasting is voldaan en biedt de mogelijkheid de kadastrale gegevens van de woning te controleren. Tevens dient de kadastrale referentiewaarde te worden gecontroleerd, kosteloos te raadplegen bij het elektronisch loket van het Kadaster, gelet op de fiscale relevantie ervan: voor de overdrachtsbelasting gaat de belastinggrondslag doorgaans uit van die referentiewaarde (artikel 10 van de Wet op de Overdrachtsbelasting), en niet louter van de kadastrale waarde, behoudens de specifieke regels die de wet zelf voorziet. Indien de overeengekomen prijs lager is dan die referentiewaarde, kan de Belastingdienst belasting heffen over het verschil, een omstandigheid waarmee rekening dient te worden gehouden vóórdat de definitieve prijs wordt vastgesteld.
8. INFORMATIE OVER GOEDGEKEURDE BUITENGEWONE BIJDRAGEN (DERRAMAS)
Het bestaan van een zelfstandig juridisch document genaamd “certificaat van derramas” dient niet te worden verondersteld. Hetgeen dient te worden opgevraagd, is concrete informatie over buitengewone werken die reeds tijdens een vergadering zijn goedgekeurd, ook indien de betaling over toekomstige termijnen wordt gespreid: de notulen van de vergaderingen, het certificaat van de beheerder indien van toepassing, informatie over de goedgekeurde bijdragen, en het betalingsschema en het openstaande bedrag van elke bijdrage. De Spaanse wet bepaalt dat de kosten van bijdragen voor verbeteringen ten laste komen van wie op het moment van opeisbaarheid van de bedragen de hoedanigheid van eigenaar bezit, zodat de uiteindelijke verdeling van de kosten eveneens kan afhangen van hetgeen uitdrukkelijk in de koopovereenkomst wordt overeengekomen. Aanbevolen wordt steeds een uitdrukkelijk beding in het arras-contract op te nemen dat duidelijk vastlegt aan wie de verantwoordelijkheid toekomt voor bijdragen die zijn goedgekeurd doch na ondertekening nog dienen te worden uitgevoerd.
9. BEWONINGSVERGUNNING OF CÉDULA DE HABITABILIDAD (AFHANKELIJK VAN DE REGIO)
De vereiste verschilt per autonome regio: in Catalonië en de Balearen is de cédula de habitabilidad verplicht voor de verkoop; in de Comunidad Valenciana wordt een gelijkwaardige tweede bewoningsvergunning of verantwoordelijkheidsverklaring vereist; in andere regio’s is dit niet steeds verplicht bij doorverkoop, hoewel het raadzaam is dit per geval te controleren, aangezien het eveneens bepalend is voor de tenaamstelling van nutsvoorzieningen. Indien de verkoper niet over dit document beschikt en de betreffende regio het vereist, is het raadzaam dat deze zich schriftelijk, in het arras-contract zelf, verbindt het vóór de ondertekening van de akte te verkrijgen, met vaststelling van een concrete termijn daartoe.
10. STEDENBOUWKUNDIG CERTIFICAAT VAN DE GEMEENTE
Aangevraagd bij de bevoegde gemeente, bevestigt dit certificaat of de woning is opgericht overeenkomstig het geldende bestemmingsplan, of er een handhavingsdossier tegen haar loopt, dan wel of er een onregelmatigheid bestaat die tot een sloop- of legalisatiebevel kan leiden. Bijzondere aandacht dient te worden besteed aan de vraag of de woning is aangemerkt als “buiten de planologische ordening” (fuera de ordenación): in dat geval mag weliswaar de bewoning worden voortgezet, doch is het mogelijk dat uitbreidingen of ingrijpende verbouwingen in de toekomst niet worden toegestaan.
11. KADASTRAAL RAPPORT OF CERTIFICAAT
Dit verifieert of de kadastrale beschrijving en oppervlakte overeenstemmen met de registergegevens en met de fysieke werkelijkheid van de woning. Afwijkingen komen frequenter voor dan zou mogen worden verwacht, met name bij verbouwde of uitgebreide woningen die niet zijn aangegeven. Het kan kosteloos worden aangevraagd bij het elektronisch loket van het Kadaster. Wordt een afwijking vastgesteld, dan dient vóór de ondertekening te worden bepaald wie de kosten en de regularisatieprocedure draagt, aangezien deze last, en de bijbehorende kosten, na voltooiing van de aankoop op de koper zullen rusten.
12. DOCUMENTATIE VAN EEN EVENTUELE LOPENDE HYPOTHEEK
Rust op de woning nog een hypotheek, dan dient het openstaande bedrag te worden gekend, evenals het mechanisme voor de aflossing daarvan op het moment van ondertekening, teneinde te vermijden dat de last geregistreerd blijft nadat de prijs is voldaan. Aan de verkoper dient een door de bank afgegeven certificaat van openstaande schuld te worden gevraagd, geldig op de datum van ondertekening. In de praktijk wordt gewoonlijk een deel van de prijs ingehouden en rechtstreeks aan de kredietverstrekker uitbetaald ten overstaan van de notaris om de lening af te lossen, met vermelding hiervan in de akte zelf; de daaropvolgende doorhaling in het register vormt een afzonderlijke procedure die dient te worden gevolgd tot de volledige voltooiing ervan.
13. DE POSITIE VAN DE WONING TEN AANZIEN VAN TOERISTISCH GEBRUIK, INDIEN HET VOORNEMEN BESTAAT TE VERHUREN
Het is niet voldoende enkel te vragen of de woning “een vergunning heeft”. Sinds 3 april 2025 vereist artikel 7.3 van de Wet op de Horizontale Eigendom uitdrukkelijke goedkeuring van de vereniging van eigenaars om bepaalde vormen van toeristisch gebruik van een woning aan te vangen, en artikel 17.12 stelt een meerderheid van drie vijfde van de eigenaars en aandelen vast om deze activiteit goed te keuren, te beperken, te voorwaarden of te verbieden. Ook dient de toepasselijke regionale en gemeentelijke regelgeving te worden gecontroleerd en, indien relevant, de specifieke situatie van de vereniging van eigenaars: heeft de vereniging deze activiteit reeds beperkt of verboden, dan biedt geen enkele gemeentelijke vergunning uitkomst om die beperking te omzeilen. Voorts dient in aanmerking te worden genomen dat het landelijke register voor kortetermijnverhuur is gewijzigd en in 2026 gedeeltelijk nietig is verklaard door het Tribunal Supremo, zodat de eis van een landelijk toeristisch registratienummer per geval dient te worden beoordeeld en nimmer zonder meer mag worden verondersteld zonder de concrete situatie te controleren.
14. LAATSTE FACTUREN VAN NUTSVOORZIENINGEN
Deze bevestigen dat de nutsvoorzieningen actief en betaald zijn, en vergemakkelijken de overzetting op naam van de koper zodra de akte is ondertekend. Worden onbetaalde facturen vastgesteld, dan dient de vereffening daarvan vóór de ondertekening te worden geëist: bij gebreke daarvan kunnen bepaalde nutsbedrijven de tenaamstelling op naam van de koper afhankelijk stellen van de voorafgaande vereffening van de eerdere schuld, ook al is deze hem wettelijk niet toe te rekenen.
15. ID/NIE EN VOLMACHTEN VAN WIE NAMENS DE VERKOPER TEKENT
Is de verkoper een vennootschap, dan dienen het fiscaal nummer (CIF), de oprichtingsakte en de volmacht van wie namens haar zal tekenen te worden geëist. Tekent een gevolmachtigde in plaats van de eigenaar, dan dient te worden gecontroleerd of de volmacht geldig is en uitdrukkelijk de verkoop van dat specifieke pand dekt; algemene volmachten zonder uitdrukkelijke vermelding van beschikkingshandelingen over bepaalde onroerende zaken kunnen ontoereikend blijken, zodat het raadzaam is de datum van verlening op de volmacht zelf te controleren en na te gaan dat deze niet is herroepen.
VEELVOORKOMENDE FOUTEN DIE DIENEN TE WORDEN VERMEDEN
✔ Genoegen nemen met een verouderde of gefotokopieerde nota simple, of een exemplaar dat de verkoper stelt te bezitten, in plaats van een actueel exemplaar op eigen naam te eisen.
✔ Het arras-contract ondertekenen zonder voorafgaand het schuldencertificaat van de vereniging van eigenaars te hebben ontvangen.
✔ Zich uitsluitend baseren op de verklaringen van de verkoper of de makelaar met betrekking tot de mogelijkheid van toeristische verhuur, zonder deze te toetsen aan de statuten en de notulen van de vereniging.
✔ Nalaten te controleren of de kadastrale en geregistreerde oppervlakte overeenstemmen met de werkelijke oppervlakte van de woning.
✔ De aanbetaling voldoen voordat een deskundige de volledige bovengenoemde documentatie heeft gecontroleerd.
✔ Veronderstellen dat een “certificaat van derramas” een zelfstandig juridisch document betreft, in plaats van de notulen en concrete informatie over goedgekeurde werken op te vragen.
CONCLUSIE
Deze documenten vóór de reservering eisen, niet erna, is wat werkelijke onderhandelingsruimte verschaft.
Zodra de aanbetaling is voldaan, wordt het vermogen om wijzigingen te eisen of kosteloos terug te treden aanzienlijk beperkt. Naarmate deze documentatie eerder wordt verzameld, is de juridische zekerheid van de transactie groter, evenals de ruimte om voorwaarden, termijnen of zelfs de uiteindelijke prijs te onderhandelen.
Bij CPG Abogados controleren wij deze documentatie voorafgaand aan de ondertekening van elk reserveringscontract, sporen wij lasten, schulden of stedenbouwkundige onregelmatigheden op die niet zonder meer zichtbaar zijn, en onderhandelen wij namens de cliënt over de voorwaarden van de reservering, teneinde te vermijden dat deze risico’s draagt die hem niet toekomen.
