Antes de firmar el contrato de arras y entregar cualquier cantidad en concepto de señal, resulta imprescindible verificar una serie de documentos que determinan la seguridad jurídica de la operación. Es precisamente en ese momento, con carácter previo a la firma, cuando se decide si la compraventa se desarrollará sin incidencias o si, por el contrario, dará lugar a problemas meses después.
A continuación se detallan, documento por documento y con su correspondiente fundamento normativo, los quince documentos que deben exigirse antes de la reserva, no con posterioridad a ella: qué acredita cada uno, dónde y cómo debe solicitarse, y qué actuación procede si su revisión revela alguna irregularidad.
1. NOTA SIMPLE ACTUALIZADA DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD
La nota simple acredita la identidad del propietario real, el porcentaje de titularidad que ostenta y la existencia o inexistencia de cargas sobre la vivienda. Debe recoger asimismo hipotecas, embargos o subastas judiciales pendientes, así como la descripción física de la finca (superficie, linderos, referencia catastral). Es necesario exigir siempre una nota simple actualizada, de fecha reciente; en ningún caso resulta admisible una que el vendedor «ya tuviera guardada» de meses atrás.
Puede solicitarse directamente, sin necesidad de ostentar la condición de propietario, a través de la Sede Electrónica del Registro de la Propiedad. Se recomienda que su antigüedad no exceda de un mes en el momento de la firma de las arras. Procede, además, comprobar que la descripción registral coincide con lo que efectivamente se adquiere, extremo que posteriormente debe contrastarse con el Catastro, la superficie y las eventuales ampliaciones, terrazas, trasteros o garajes no reflejados. Si se detecta alguna carga (hipoteca, embargo, anotación preventiva), debe exigirse su cancelación con carácter previo a la firma de la escritura, o negociarse su descuento del precio y su cancelación con parte del mismo ante notario.
2. ESCRITURA DE PROPIEDAD DEL VENDEDOR
Debe confirmarse que quien firma es efectivamente el titular registral, o que actúa con poder suficiente si lo hace en representación de otra persona o de una sociedad. Conviene asimismo revisar el título de adquisición: si el vendedor adquirió por herencia, procede verificar que la aceptación de herencia se encuentra formalizada e inscrita, ya que en caso contrario la venta puede quedar bloqueada en notaría. Los datos de la escritura deben contrastarse siempre con los de la nota simple: titular, cuota y descripción han de coincidir exactamente.
3. CERTIFICADO DE EFICIENCIA ENERGÉTICA
De conformidad con el Real Decreto 390/2021, el vendedor está obligado a disponer del certificado de eficiencia energética registrado y a entregar copia del mismo antes de la firma; la etiqueta energética debe, de hecho, estar disponible ya desde el anuncio de venta. Su ausencia puede acarrear sanciones administrativas para el vendedor y constituye un indicio de alerta respecto del resto de la documentación. El certificado tiene una vigencia máxima de diez años: si se encuentra caducado, el vendedor debe renovarlo antes de la firma, trámite cuyo coste oscila habitualmente entre sesenta y ciento cincuenta euros, según la vivienda.
4. CERTIFICADO DE ESTAR AL CORRIENTE DE PAGO DE LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
El artículo 9.1.e de la Ley de Propiedad Horizontal obliga al vendedor a declarar que se encuentra al corriente de los gastos de comunidad, o a detallar lo adeudado, aportando certificado del administrador con el visto bueno del presidente. Esta obligación legal se exige expresamente en el momento de la escritura pública, salvo que el comprador exonere expresamente al vendedor de aportarlo. Aun así, resulta aconsejable solicitarlo antes de las arras, en la medida en que ello permite conocer las eventuales deudas antes de asumir compromiso alguno.
Importante: el comprador responde con el propio inmueble de las deudas comunitarias pendientes correspondientes a la parte vencida del año en curso y de los tres años naturales anteriores, por lo que este documento no constituye un trámite menor. Si el certificado revela deudas, resulta habitual retener dicho importe del precio en el momento de la escritura, de modo que sea el propio notario quien lo transfiera directamente a la comunidad.
5. ESTATUTOS Y NORMAS DE RÉGIMEN INTERNO DE LA COMUNIDAD
Determinan la existencia de restricciones sobre alquiler turístico, mascotas, uso de zonas comunes o reformas. Pueden solicitarse al administrador de fincas o, si constan inscritos, consultarse directamente en el Registro de la Propiedad. Es frecuente descubrir, una vez formalizada la compra, la existencia de una prohibición estatutaria de alquiler vacacional, momento en el que ya resulta demasiado tarde para actuar; procede, por tanto, revisar este extremo con especial atención cuando exista intención de destinar la vivienda al alquiler, aun de forma ocasional.
6. ACTAS DE LAS ÚLTIMAS JUNTAS DE PROPIETARIOS
La revisión de las dos o tres últimas actas, idealmente correspondientes a los dos últimos años, permite detectar derramas aprobadas y pendientes de pago, obras estructurales previstas (fachada, cubierta, ascensor), conflictos vecinales relevantes o incluso litigios en curso de la comunidad frente a terceros, extremos que no figuran en ningún certificado oficial. Merecen especial atención los acuerdos adoptados en los últimos doce meses, por ser los que con mayor probabilidad se traducen en un gasto poco después de la compra.
7. ÚLTIMO RECIBO DEL IBI (IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES)
Permite verificar que el impuesto se encuentra al corriente de pago y contrastar los datos catastrales del inmueble. Procede asimismo revisar el valor de referencia catastral, consultable de forma gratuita en la Sede Electrónica del Catastro, dada su relevancia fiscal: en el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, la base imponible parte, con carácter general, de dicho valor de referencia (artículo 10 del Texto Refundido de la Ley del ITP y AJD), y no del valor catastral sin más, salvo las reglas específicas previstas en la propia norma. Cuando el precio pactado sea inferior a ese valor de referencia, la Administración tributaria puede exigir el impuesto correspondiente a la diferencia, circunstancia que conviene valorar antes de cerrar el precio.
8. INFORMACIÓN SOBRE DERRAMAS Y OBRAS APROBADAS
No debe presumirse la existencia de un «certificado de derramas» como documento legal autónomo. Lo procedente es solicitar información concreta sobre las obras extraordinarias ya aprobadas en junta, aun cuando su pago se distribuya en cuotas futuras: las actas de las juntas, el certificado del administrador cuando proceda, la información sobre las derramas aprobadas, y el calendario e importe pendiente de cada una. La Ley de Propiedad Horizontal establece que el coste de las derramas para mejoras corresponde a quien ostente la condición de propietario en el momento en que las cantidades resulten exigibles, de modo que la distribución final del coste puede depender también de lo expresamente pactado en el contrato de compraventa. Se recomienda incluir siempre una cláusula expresa en el contrato de arras que determine con claridad a quién corresponde asumir las derramas aprobadas y pendientes de ejecución tras la firma.
9. LICENCIA DE OCUPACIÓN O CÉDULA DE HABITABILIDAD (SEGÚN LA COMUNIDAD AUTÓNOMA)
Su exigencia varía según el territorio: en Cataluña y Baleares, la cédula de habitabilidad resulta obligatoria para la venta; en la Comunidad Valenciana se exige la licencia de segunda ocupación o declaración responsable equivalente; en otras comunidades autónomas no siempre resulta exigible para segundas transmisiones, si bien conviene comprobarlo caso por caso, dado que condiciona además el alta de suministros. Si el vendedor no dispone de ella y la comunidad autónoma la exige, resulta aconsejable que se comprometa por escrito, en el propio contrato de arras, a tramitarla antes de la firma de la escritura, fijando un plazo concreto a tal efecto.
10. CERTIFICADO O NOTA DE SITUACIÓN URBANÍSTICA
Solicitado en el ayuntamiento correspondiente, confirma si la vivienda se encuentra construida conforme al planeamiento vigente, si pesa sobre ella algún expediente de disciplina urbanística, o si existe alguna irregularidad susceptible de derivar en una orden de demolición o legalización. Debe prestarse especial atención a si la vivienda figura «fuera de ordenación»: en tal caso, aunque pueda seguir habitándose, es posible que no se autoricen ampliaciones ni reformas sustanciales en el futuro.
11. INFORME O CERTIFICADO CATASTRAL
Permite comprobar que la descripción y la superficie catastral coinciden con la registral y con la realidad física de la vivienda. Las discrepancias resultan más frecuentes de lo que cabría esperar, especialmente en viviendas reformadas o ampliadas sin declarar. Puede solicitarse de forma gratuita en la Sede Electrónica del Catastro. Si se detecta alguna discrepancia, procede decidir antes de la firma quién asume el coste y el trámite de regularización, ya que, formalizada la compra, dicha gestión, y su coste, recaerán sobre el comprador.
12. DOCUMENTACIÓN DE LA HIPOTECA PENDIENTE, SI LA HUBIERA
Si el inmueble se encuentra gravado con una hipoteca viva, resulta necesario conocer el importe pendiente y el mecanismo de cancelación previsto en el momento de la firma, con el fin de evitar que la carga permanezca inscrita una vez satisfecho el precio. Debe solicitarse al vendedor un certificado de deuda pendiente emitido por la entidad bancaria, con validez a la fecha de la firma. En la práctica, resulta habitual retener parte del precio y entregarlo directamente a la entidad acreedora ante notario para cancelar el préstamo, dejando constancia de ello en la propia escritura; la cancelación registral posterior constituye un trámite independiente que conviene supervisar hasta su completa formalización.
13. SITUACIÓN RESPECTO A LA VIVIENDA DE USO TURÍSTICO, SI EXISTE INTENCIÓN DE ALQUILARLA
No resulta suficiente con preguntar si el inmueble «tiene licencia». Desde el 3 de abril de 2025, el artículo 7.3 de la Ley de Propiedad Horizontal exige la aprobación expresa de la comunidad de propietarios para iniciar determinadas actividades de vivienda de uso turístico, y el artículo 17.12 establece una mayoría de tres quintos de propietarios y de cuotas para aprobar, limitar, condicionar o prohibir dicha actividad. Procede comprobar asimismo la normativa autonómica y municipal aplicable y, cuando corresponda, la situación concreta de la comunidad de propietarios: si esta ya ha limitado o prohibido dicha actividad, ninguna licencia municipal permitirá eludir tal restricción. Debe tenerse en cuenta, además, que el régimen estatal del Registro Único de Arrendamientos ha sido objeto de modificaciones y de una anulación parcial por el Tribunal Supremo en 2026, por lo que la exigencia de un número de registro turístico estatal debe valorarse caso por caso, sin presumirse en ningún caso sin revisar la situación concreta.
14. ÚLTIMAS FACTURAS DE SUMINISTROS
Confirman que los suministros se encuentran dados de alta y al corriente de pago, y facilitan el cambio de titularidad una vez firmada la escritura. Si se detectan recibos impagados, debe exigirse su regularización antes de la firma: de lo contrario, determinadas compañías pueden condicionar el alta a nombre del comprador a la previa liquidación de la deuda anterior, aun cuando esta no le sea legalmente imputable.
15. DNI/NIE Y PODERES DE QUIEN FIRMA EN NOMBRE DEL VENDEDOR
Si el vendedor es una sociedad, debe exigirse el CIF, la escritura de constitución y el poder de quien vaya a firmar en su representación. Si firma un apoderado en lugar del propietario, procede comprobar que el poder se encuentra vigente y cubre expresamente la venta de ese inmueble concreto; los poderes generales sin mención expresa a actos de disposición sobre inmuebles determinados pueden resultar insuficientes, por lo que conviene verificar en el propio documento la fecha de otorgamiento y la ausencia de revocación.
ERRORES COMUNES QUE DEBEN EVITARSE
✔ Aceptar una nota simple desactualizada, fotocopiada, o la que el vendedor manifieste tener, en lugar de exigir una actualizada a nombre propio.
✔ Firmar el contrato de arras sin haber recibido previamente el certificado de deudas de la comunidad de propietarios.
✔ Confiar exclusivamente en las manifestaciones del vendedor o de la agencia respecto de la posibilidad de alquiler turístico, sin contrastarlas con los estatutos y las actas de la comunidad.
✔ Omitir la verificación de que la superficie catastral y registral coinciden con la superficie real de la vivienda.
✔ Entregar la señal antes de que un profesional haya revisado la totalidad de la documentación anterior.
✔ Presumir la existencia de un «certificado de derramas» como documento legal autónomo, en lugar de solicitar las actas y la información concreta sobre las obras aprobadas.
CONCLUSIÓN
Exigir estos documentos antes de la reserva, y no después, es lo que otorga un margen real de negociación.
Una vez satisfecha la señal, la capacidad de exigir modificaciones o de desistir sin coste se reduce de forma drástica. Cuanto antes se reúna esta documentación, mayor será la seguridad jurídica de la operación y mayor el margen para negociar condiciones, plazos o incluso el precio final.
En CPG Abogados revisamos esta documentación con carácter previo a la firma de cualquier contrato de arras, detectamos cargas, deudas o irregularidades urbanísticas que no resultan apreciables a simple vista, y negociamos en nombre del cliente las condiciones de la reserva, evitando la asunción de riesgos que no le corresponden.
